[mì shū]

秘书

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秘书(Secretary)可以指:
1.政党之内的要职,最高者称为总书记。
2.写字楼及商业机构内的文员职位,专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。
3.香港决策局的最高级公务员职位。
美国联邦政府的部长英文名称亦为(总统的)部会秘书,如国务卿为Secretary of State、陆军部长为Secretary of Army,平时称为部长先生Mr.Secretary。
中文名
秘书
外文名
Secretary
拼 音
mì shū
解 释
为上级处理日常事务和杂务的人

词语解释 编辑

〖secretary〗:受雇为上级处理通讯及日常事务和杂务的人。
〖secretbook〗:秘密的书,如宫禁藏书、谶纬图篆、朝廷机要文书等。
1.职务名称之一。我国现今秘书的主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文
秘书 秘书
书和交办事项等。
2. 使馆中介于参赞和随员之间的外交人员。分一等秘书、二等秘书和三等秘书。受使馆首长之命进行工作,享有外交特权与豁免权。
3. 秘密机要的书籍文件。宫禁秘藏之书。
《汉书·刘歆传》:“及 歆 校秘书,见古文《春秋左氏传》, 歆 大好之。” 汉张衡《西京赋》:“匪唯翫好,乃有秘书,小说九百,本自虞初。”《晋书·荀勗传》:“及得汲郡冢中古文竹书,诏 勗 撰次之,以为《中经》,列在秘书。”
4. 秘密机要的书籍文件。指谶纬图箓等书。
《说文·易部》:“秘书说曰:日月为易。”段玉裁注:“秘书,谓纬书。”《后汉书·郑玄传》:“遂博稽六蓺,粗览传记,时覩秘书纬术之奥。”
5. 秘密机要的书籍文件。指朝廷机要文书。
6. 官名;职务名。古代称掌管图书之官。如 汉 以来之秘书监、秘书郎皆是。
北齐 颜之推 《颜氏家训·勉学》:“ 梁 朝全盛之时,贵游子弟,多无学术,至於谚云:‘上车不落则著作,体中何如则秘书。’” 唐李商隐有《代秘书赠弘文馆诸校书》诗。
7. 官名;职务名。掌秘要文书之官,如 三国 魏 之秘书令、秘书丞。
8.秘书就是协助领导处理日常事务和各种办公室繁杂事务的专业人士。

涵义 编辑

①协助领导人联系接待,办理文书和交办事项的工作人员。
②指秘书职务。
秘书岗位是与领导岗位相伴生的,有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。一般机关单位的秘书皆不是某个领导的专门秘书,是要为整个机关单位领导群体服务的,工作具有综合性的特点。
从秘书职位的角度来看,秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。
当今社会的秘书,在本质上是领导人工作的助手,既不能缺位无所作为,也不能越权胡作非为。
秘书:是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文、办会、办事等为主要职能,是领导者、主事者的参谋和助手。
该定义可从3个角度来理解:
  1. 秘书服务的根本对象是领导者
  2. 秘书活动的基本方式是处理信息和事务;
  3. 秘书活动的根本性质是辅助性。
秘书实务:秘书工作者通过具体操作,直接作用于实际事和物的过程。

中国

古代
1.起源:炎黄殷商
前提:
a 社会组织、领导者需要辅助人员;
b 文字书面信息的使用
2.各朝具体情况
原始社会后期:皇帝设“六相”,以仓颉为史官;
尧舜设百揆、秩宗、纳言等官职兼秘书工作。
特点:工作范围不广,一人负责多事,分工不明,但已脱离萌芽状态,有一定雏形
夏商周:我国秘书工作正式确立
夏朝建立,制度完善,秘书产生,太史令、左右史、秩宗
殷商:巫史合一,称为“史巫”,负责占卜、传达王命、保管文书
西周:史巫分家,史官任秘书工作
春秋战国:社会大变革,对内参与国王决策、起草文书、宣布命令;对外接访、信件
特点:分工明确、职责重大、地位上升、可以参政
秦汉:秦:御史大夫相当于眼下的秘书长
汉:尚书台掌管奏章、参与决策;主薄、书佐为中下层秘书,保管文书、写公文
特点:地位空前上升,身兼多职
汉魏:曹操改秘书为秘书令
两晋:设秘书寺,下设秘书卿,秘书少卿,秘书丞,主簿官,形成完整秘书机构
特点:汉魏统治阶级内部争权激烈,低级秘书提拔为高级秘书
隋唐:
隋:避讳“忠”,中书省改为内史省,中书监改为内史监,门下省改为纳言
唐:中书省出令,门下省审议,尚书执行
唐玄宗:翰林学士,内相,学士型秘书
军队:秘书官,参军 地方:参事,主簿,书吏
特点:要求高,科举,书法,文理判事,口才,外貌
宋元:
宋:中央集权空前集中,只有中书省参与机密,设枢密院
元:曾设行中书省,行枢密院
特点:a 机构更繁杂,分工细密
b 军政分立,秘书工作分为枢密院,中书省
c 严格考选制度
明清:
明:内阁,六科,通政司,六书房,后期有司礼监
清:内阁,南书房,军机处 地方:师爷
特点:已形成系统完备严密的秘书工作体制,皇权统治,行政管理的重要组成部分
近现代
1.清末:纯粹以“秘书”二字命名秘书工作。
2.辛亥:承政厅、秘书长、政府文秘。
3.国民政府:从中央到地方建立健全秘书工作,明文规定职责,加强文书工作。
4.新中国:适合社会主义的工作组织组织制度,秘书长、办公厅主任。
5.当代:公务秘书,私人秘书。

外国

古代
英:处理国王通信,处理机密的高官。
日:秘书是官职,中央政府一级的部长助理。
俄、法:秘密的文字材料。
近现代
美:
1.政府秘书、行政、法律、公司、经理、专业、技术、医学、教育、财经、通信、首席文字处理员、文字处理员;
2.秘书机构:白宫办公厅、国务院、对外秘书服务处、联合国秘书处;
3.秘书教育与考试,特许职业秘书考试;
4.社会、专业、智能化。
英:
1.秘书机构:内阁办公厅,内阁秘书处,内阁常务秘书,下院事物处、下议院长办事处;
2.职级种类:(政府、私人、公司)行政-执行-文书、办事员-助理;
3.考试。
日:
日本型秘书、欧美型秘书;公务-事务-外事-企业-私人。
级别:见习-初-中-高。
宫内厅-内阁官方-总理本府-大臣官房交谈机构。

官职化

1.中国秘书官职化时代
在我国,“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。
即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载,这些图书主要有两类:
宫禁里的秘籍,因为是宫禁内收藏的各种经典文献,因而一般不予公开,故称为“秘书”。如《晋书·荀勖传》:“及得汲郡冢中古文竹书,诏勖撰之,以为中经,列在‘秘书’。”
指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信,是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。
至东汉后期:“秘书”不仅指物,也指机构和人员。
古代的秘书工作者,被称为“史官”、“御史大夫”、“尚书”、“长史”、“主簿”等。
唯有一次例外,那就是东汉末年
魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力,曾设秘书令,以“典尚书事”,这样,秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能,而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。
至清末,我国的秘书工作真正名实相符。
辛亥革命后,秘书的含义发生了质的变化。
其一:秘书一词已完全摆脱了“图书”的含义,从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。
其二,对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台,对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以“秘书”相称。
2.国外秘书官职化时代
西方发达国家的定义。国际职业秘书组织(英文全称:professional secretaries international)
“秘书”这个词来源于保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人。
今天Secretary第一个字母S大写的时候,意为部长或大臣,这是政府部门的高级官员
Secretary of State 在英国是指(主管政府一部门的)国务大臣,在美国则指国务卿。
The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意为外相
The Secretary of State for Home Affairs 则是内政大臣
Chief Cabinet Secretary 日本的“内阁官房长官”
沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。
资产阶级革命后,秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。另外,国外私人秘书的发展历史也相当悠久。
贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等。商人也有秘书,他们通常被叫做“办事员”。如英国著名的政治学家和哲学家约翰·洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰·邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。
总之,在秘书职业社会化以前,秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员,因此,我们将这一时期称为秘书官职化时代。

社会化

1.国外秘书工作的社会化、职业化发展
英文Secretary出现了另一个重要含义,秘书作为一种社会职业,开始确立。
第一个字母S小写的时候,就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员
2.我国秘书的社会化职业化发展
我国的私人秘书始于清朝,称幕客,也称“西席馆师宾师”等,俗称师爷,由地方长官私人聘请,不拿官方俸禄,不占政府机构编制,是地方长官的私人秘书。
改革开放以前,我国的秘书主要是一种行政职位。改革开放后,秘书开始由官职走向社会化、职业化。

称谓 编辑

社会上对秘书人员的各种称谓打字员文秘内勤文书文员办公室主任
XX主管(培训主管和业务主管)
XX助理(人事助理和执行助理)
初级秘书和高级秘书等等
对这些称谓的分析
对秘书称谓的不规范带来的问题
1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难,不利于对秘书人员进行科学的管理
2.容易造成秘书角色认知的差异,一个单位中同时存在秘书、文书等称谓,使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己
3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。

类别

按秘书的从属和服务对象的角度,可分公务秘书和私人秘书两类。
以秘书在组织内部的工作分工来分,可以分为:行政秘书机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书。
以秘书从事工作的行业特征来分,可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等。

层次

在秘书职位的纵向层次上分为:初级秘书、中级秘书和高级秘书。
包含4层含义:
体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次
体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例
体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差
体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别

职业特征 编辑

【(一)秘书的职业特征】 
服务的直接性和稳定性
知识化和专业化
年轻化和女性化
【(二)秘书日益成为现代社会急需的软人才】
秘书是“软人才”中的代表之一。
秘书的职业通道很长,中国加入WTO,为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。

工作性质 编辑

【(一)秘书的根本性质——辅助性】
辅助性是秘书部门天生的属性
辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求
辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的
【(二)秘书工作的特征】
与其他具有辅助性职能的工作相比,秘书工作具有以下的特征:
1.中介性
秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用,另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。
2.直接性
秘书工作的直接性体现在:在行政组织上,在岗位设置上,在工作程序上
3.全面性
是体现在职能辅助的全面性上
是体现在过程辅助的全面性上
4.服务性
人们把秘书工作比喻为“上管天文地理,下管鸡毛蒜皮”,把秘书工作说成“没大没小,没完没了”。
5.被动性
秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。
秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。
6.潜隐性
秘书工作的潜隐性表现在三个方面:
活动名义的假借性
活动过程的幕后性
劳动成果的潜在性
7.机密性
关于这点,我们将在后面具体阐述。

工作要求 编辑

主要可概括为“四个转变”和“六个要求”
【(一)秘书工作的“四个转变” 】
秘书工作“三服务”(为中央服务;为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务;为人民服务)
秘书工作应该发挥“四个作用”(参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用)
实现“四个转变
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策;
2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息;
3.从被动服务转变为主动服务:
4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求,即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展,而这也是发达国家秘书工作的特点。
【(二)秘书工作的六个强调】
  1. 强调调查研究工作
  2. 强调信访工作
  3. 强调协调工作
  4. 强调督察工作
  5. 强调党务、政务服务工作

工作内容 编辑

职能和职责的区别
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
【(一)秘书的职能】
1.辅助决策
(1) 辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
(2) 辅助决策的特征:体现在以下几个方面:
辅助内容的综合性
辅助时间的经常性
辅助环节的全过程性
(3) 辅助决策的原则
超前原则
定位原则
信息原则
谏诤原则
(4) 辅助决策的过程
协助领导确定目标
协助领导设计方案
协助领导评优选优
协助领导实施反馈
2.协调关系
(1) 协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。
(2) 协调关系的特征
从属性
广泛性
间接性
(3) 协调关系的原则
政策指导
客观公正
平等协商
注重整体
灵活适度
(4) 协调关系的过程
摸清情况
找出症结
恰当协调
督促落实
检查反馈
3.处理信息
(1) 处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。
(2) 处理信息的原则
及时性原则
保真性原则
适用性原则
预测性原则
(3) 处理信息的内容
历史信息
上级信息
内部信息
公众信息
(4) 处理信息的过程
信息的收集
信息的加工
信息的传递
信息的反馈
信息的储存
4.办理事务
(1) 办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
(2) 办理事务的特征
综合性
服务性
繁琐性
突击性
(3) 办理事务的原则
被动中求主动
原则中求灵活
繁杂中求规范
(4) 办理事务的程序
自然程序
理论程序
指令程序
法定程序
技术程序
习惯程序
【(二)秘书的职责】
大致也有以下11个方面:
日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)
接待事务(来访接待、安排服务等)
会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
行政事务
信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)
调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择)
文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
写作事务(各种文体的写作)
协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)
督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
其他领导临时交办的任务

国外秘书 编辑

职业特点

1.社会化、行业化
2.专业化、知识化
3.自动化、高科技化(既然技术能解决一切问题,能保证秘书的高效率工作,是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义,秘书也将为机器所取代呢?)
4.科学化、制度化
马里兰州初级大学为例,公共课有:速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学。
行政秘书的专业课程有:商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。
法律秘书的专业课程有:美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等。
医药秘书的专业课程有:生物学、生理学、人体解剖学,心理学、医药学、医药专门术语、
美国“秘书专业证书”(CPS)考试,行政管理协会(AMS)还举办了CAM考试,英国有“特许秘书和行政人员工会”(ICSA)
法国有秘书的职业培训和考试制度,还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才。
德国专门开办了“欧洲秘书培训班”,并由“欧洲秘书协会”和“国际贸易协会”联合主持考试,合格者成为驻外机构的秘书。
日本由全国秘书协会主持CBS的资格考试。

发展趋势

1.秘书工作日益向智能型转化。
2.秘书人员的学历日益提高,秘书工作也日趋终身化。
3.对秘书理论的研究日益加强。
(一)美国的秘书工作
1.美国秘书工作概况
2.美国秘书的分类和分级
(二)英国的秘书工作
1.英国秘书工作概况
2.英国国家秘书的分类
(三)德国的秘书工作
1.德国秘书工作概况
2.德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要
(四)法国的秘书工作
1.法国秘书工作概况
2.法国的政府秘书机构及其主要工作
(五)日本的秘书工作
1.日本的秘书与秘书工作概况
2.日本秘书的类别及其工作的主要内容引九、“国际行政管理者协会会”和秘书节:INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP,即“国际行政管理者协会会”,是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地。其前身为"国际职业秘书协会"(PROFESSIONAL SECRETARIES INTERNATIONAL),是当今世界有名的跨国性的职业组织。该组织成立于1942年,原名美国全国秘书协会,其总部设于美国密苏里州堪萨斯城。会员4万多人,700家分支机构,除美国的在职秘书外,包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区,如英国、德国、意大利、瑞士挪威比利时冰岛、澳大利亚、日本、菲律宾、马来西亚、新加坡、印度尼西亚、香港、台湾、巴西、秘鲁、哥伦比亚玻利维亚巴拿马以及南非等等。
其宗旨是:作为秘书的代言机构,维护秘书的合法利益;通过连续教育,提高秘书人员的素质和水平;介绍最新技术,增强业务技能,提高秘书的职业地位
“国际行政管理者协会”提供给会员的刊物有:
《秘书》杂志:为国际秘书领域主要刊物,交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态、新技术。
秘书工作范例》:为国际职业秘书协会同各分支机构中企业经理代表人物合作创办的一种多方面综合论述刊物,适用于各种办公室环境,反映秘书职责的共同特性。
职业秘书道德准则》:建立和传播职业行为标准,体现秘书的职业道德观念。
“国际行政管理者协会”每年举办“特许职业秘书考试”,于世界设250个考场同时进行,报考条件很严,高中生要有6年秘书工龄,大学生要有共6年的大学学龄和秘书工龄才能报考。有学士学位的人须完成一年经过证明的工作经验亦能报考。考试科目为:企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。1980年曾有6000人报考,1000人合格。合格者获“特许职业秘书”资格(简称CPS)。在美国,所有秘书都期望获此资格,以求个人有所发展。
自1952年起,“国际行政管理者协会”还将每年4月最后一个工作周定为“秘书周”,该周的星期三定为秘书节,并举行相关的庆祝活动。举行这样的庆祝会被认为是为了认同办公室里工作的秘书的贡献,和吸引更多的人从事秘书或行政工作。2000年,“国际行政管理者协会”宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日,与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。
加拿大总理克雷蒂安的贺词:
我很高兴对参加2002年行政专员周和50周年庆典的各位致以最热烈的祝贺。纪念周为领导者提供了一个认可在加拿大及世界各地行政人员所做出的贡献的很好机会。行政专员工作高效,知识丰富,技能娴熟,掌握了最新的办公技术和具有异常完美的组织协调能力。我希望和领导者及其需要合作工作的人一起,为你们的辛勤工作和杰出贡献致以真诚祝贺。

职业技能 编辑

在过去的几十年中,秘书的角色变化得很快,她们不再是打字员或是办事员。这个变化表明了秘书开始被归入行政管理工作范畴,秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理等方面。
这种变化使得市场对秘书人才职业技能的需要也开始发生转变。在21世纪,秘书需要有以下五方面的能力:
一、多元化才能。秘书应用懂得两国甚至三国以上的语言,具有一定的语言处理能力和计算机技能。
二、组织能力。秘书应当是一个组织者,她要为各种会议和活动作计划,并落实安排。同时,她还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。
三、沟通能力。秘书需要和老板、同事以及客户打交道,她要善于协调企业内外部的关系。
四、获取新知识的能力。秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能,特别是在办公技术方面,她需要跟上计算机应用的发展步伐。
五、团队合作能力。秘书要参加到许多实际项目中去,她需要收集信息,需要督促团队努力工作。因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。

职业背景 编辑

随着经济管理全球化、信息化、专业化,秘书也开始以一种全新的思维方式进入到诸多领域之中,成为企业领导者必不可缺的得力助手。为促进秘书工作现代化,提高秘书人员的业务素质和工作能力,国家自九八年起实行秘书专业人员必须持证上岗,并在企事业单位推广秘书职业资格证书制度。按照劳动和社会保障部安排,定于2008年5月对从事秘书工作的人员进行国家职业资格全国统一鉴定。
本职业共设四个等级:初级(国家职业资格五级)、中级(国家职业资格四级)、高级(国家职业资格三级)、技师(国家职业资格二级)。
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培训对象 编辑

从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员以及秘书专业专科学历的在校生、应、往届毕业生。

考试简介 编辑

秘书职业资格考试是在国内从事秘书职业的资格准入性考试,是由国家劳动和社会保障部职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试,一般每年举办两次,在六月份和十一月份各开考一次。考试合格者可获得国家劳动和社会保障部颁发的全国通用的相应等级的秘书职业资格证书。

工作心态 编辑

2014年4月24日,人民日报海外版全文刊载了习近平同志1990年的一篇谈话稿《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》一文。虽然,时隔20多年,但文章所承载的思想仍闪烁着时代光芒,“可谓每句都是实在话”。文章指出秘书要努力做到“五不”:不自恃、不自负、不自诩、不自卑、不自以为是。这不仅对于当秘书的人有极强的学习价值,对广大领导干部特别年轻领导干部也具有深刻的教育意义。
不自恃、不自负、不自诩、不自卑、不自以为是,这“五不”,细细读来,都是对一些不良心态的批判否定和严格要求。心态决定状态。对领导干部而言,心态不仅影响自身的外在形象,而且透过一言一行、一举一动影响着周围的同志,影响着工作氛围,影响着政治生态。端正心态,是加强领导干部自身修养的重要一关,是提升领导干部履职能力的必要前提。将“五不”要求贯彻到干部的领导行为中,将是加强干部心态建设的有益探索。
加强心态建设在于正确对待自己。毛主席说过:“人贵有自知之明”。作为领导干部,必须实事求是地找准自己的“坐标”,既不能自视过高,也不必妄自菲薄。岗位的变化、事业的发展固然与个人能力息息相关,但人的际遇各不相同,有的人仕途亨通、一帆风顺,有的人宦海沉浮、一波三折。对于前者,不能认为少年得志而有所依仗、有恃无恐,即要做到“不自恃”;对于后者,必须克服自轻自贱、自惭形秽的心理,即要做到“不自卑”。总之,面对人生沉浮、名利得失,要抱有平常之心,泰然处之——有所得时,无须得意忘形;有所失时,不必失魂落魄。[1]
加强心态建设在于正确对待同志。不管什么原因,同在一个班子共事、同在一个单位工作,就是缘分。珍惜缘分,同志之间,不论职务高低,都要一视同仁、宽容相处。有人说过“你能容忍多少人,你就能团结多少人,就能领导多少人”,你“看不惯”多少人,就有多少人“看不惯”你。作为领导干部,如果自视过高,刻意追逐优越感,就会把“自负”写在额头上、落到行动中,对自己的同僚和下属、对基层干部和群众盛气凌人、态度傲慢、颐指气使、发号施令,“派头”十足、“架子”高高。殊不知,不会换位思考的人,始终得不到别人的真正尊重。
加强心态建设在于正确对待组织。作为党培养教育的干部,是组织的信任和重用,才能走上领导岗位,必须谨记对组织负责,做到不自诩、不自以为是。不自诩,就是不把个人凌驾在组织之上,对组织的决策部署,不妄加评论、唯我独尊;对组织纪律特别是党的内部机密,更应当守口如瓶。不自以为是,就是不能随心所欲、脱离组织,防止对组织的决定、政策断章取义、任意歪曲、敷衍塞责、玩忽职守。领导干部面对组织不自诩、不自以为是,关键就要怀有感恩之心,服从组织安排的任务,自觉维护组织的权威,为组织担责分忧。[1]

职业等级 编辑

本职业共设四个等级,分别为:五级秘书(国家职业资格五级,原初级)、四级秘书(国家职业资格四级,原中级)、三级秘书(国家职业资格三级,原高级)、二级秘书(国家职业资格二级)。
2008年开展二级秘书的全国统一鉴定。
中国外资企业秘书分三类:
初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主;
中等秘书(一般性秘书)——用英文写一般信函、起草报告和准备会议等。多为大专或本科毕业。
高级秘书(经理助理)——能起草重要的合同文本、懂法律、税务知识,有应急处理能力,有较强的语文素养和较高的应用写作能力。

申报条件 编辑

(一)五级秘书(具备以下条件之一者):
1、经五级秘书正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
2、在本职业连续见习工作2年以上。
(二)四级秘书(具备以下条件之一者):
1、取得五级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作2年以上,经四级秘书正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
2、取得五级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作3年以上。
3、连续从事本职业工作4年以上。
4、取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业(专业)毕业证书。
(三)三级秘书(具备以下条件之一者):
1、取得四级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作4年以上,经三级秘书正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
2、取得四级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作5年以上。
3、取得大学本科毕业证书,并连续从事本职业工作2年以上。
(四)二级秘书(具备以下条件之一者):
1、取得三级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作4年以上,经二级秘书正规培训达规定标准学时数,并取得结业证书。
2、取得三级秘书职业资格证书,连续从事本职业工作6年以上。
3、取得大学本科毕业证书,并连续从事本职业工作4年以上。

发展前景 编辑

秘书属于公司内勤工作人员,是和老板比较接近的人如果能有效处理老板交代安排的所有工作,自然会得到老板的器重,许多主管人选都是从秘书里产生的。一般而言,秘书的晋升是比较缓慢的,但是从长远角度看这一岗位是非常稳定的。秘书经常需要与办公室的其他人员进行沟通或是交流,因此需要有很强的文字和口头表达能力,如果会一门外语,则会获得更多参与培训的机会,如果各方面表现优秀,尤其具备较强的组织管理、领导协调能力,则有机会晋升为行政经理。
秘书一般月薪范围在1500-8000元之间,根据个人学历、经验、企业性质、特点等的不同而有所差别。从学历来看,拥有硕士学历者的薪资为平均薪资的1.5倍;从外语能力来看,外语精通者的薪资为平均薪资的1.4倍左右,较为熟练者的收入也在平均薪资1.1倍左右;从工作年限来看,3-5年工作经验是薪资增长期,而8年以上则是薪资丰厚期;从企业性质来看,外商独资、欧美企业的秘书薪资均为平均年息的1.2倍以上,其中上海达到1.36倍,居各地之首。
此外,男秘书在未来也将有广阔的发展前景,专家指出,男秘书在很多方面其实更具优势。例如男秘书通常言语较少,注重实质性和程序性的工作;做事富有条理性,很少将不良情绪带到工作中,并能适时帮助领导分担一些体力劳动。专家建议,男领导搭配男秘书,其实在理论上是最合适的,因为彼此的工作方式更接近,交流的阻碍更少,也易于杜绝腐败和浪费。

图书信息 编辑

书名:秘书(国家职业资格四级)
图书编号:1937291
出版社:中国劳动社会保障出版社
定价:14.0
ISBN:750454576
作者:劳动和社会保障部教材办公室组织
出版日期:2004-10-01
版次:1
开本:小16开
简介:
职业资格证书是就业通行证,国家职业技能鉴定的应试人数因此而日益攀升。本书的读者对象是职业技能鉴定应试人员中的学生群体。在内容上,根据考核要点的要求,逐条对读者进行鉴定前的强化训练;在形式上,根据考前科学的复习方式,逐步引领读者进入鉴定考核实战空间,并帮助读者到达胜利的彼岸。本书包括应试指导、实战演练、亲临考场、理论知识强化4部分。
应试指导根据操作技能鉴定考核要求给出“技能鉴定考核试题形式”“试卷的组成及考核注意事项”“提高适应能力,考出好成绩”“考核内容”4项内容,旨在帮助和指导读者在考核前做好知识和心理等多方面的准备。
实战演练根据操作技能考核的要求,逐条对考核要点的操作技能进行具体指导,旨在使读者深入理解考核要点的要求,并熟练掌握考核要点要求的操作技能。
亲临考场通过完整的操作技能考核试卷使读者熟悉考试形式,了解考场规则、评分原则和标准,有针对性地进行考前准备。
理论知识强化根据理论知识鉴定考核要点的要求,给出理论知识考试复习重点内容,旨在帮助读者在考前对理论知识考核要点内容进行强化记忆,起到“临阵磨枪”的作用
目录:
应试指导
技能鉴定考核试题形式
试卷的组成及考核注意事项
提高适应能力,考出好成绩
考核内容
四级秘书操作技能鉴定考核要点表
四级秘书理论知识鉴定考核要点表
实战演练
考核要点1——确定接待规格
考核要点2——制定接待计划
考核要点3——进行横向沟通
考核要点4——进行纵向沟通
考核要点5——处理冲突
考核要点6——进行安全检查
考核要点7——信息保密
考核要点8——编制值班表
考核要点9——管理零用现金
考核要点10——报销商务费用
考核要点11——收发文处理
考核要点12——办公设备和办公用品的进货
考核要点13——办公设备和办公用品的保管
考核要点14——办公设备和办公用品的库存管理
考核要点15——编制时间表
考核要点16——填写工作日志
考核要点17——管理工作日志
考核要点18——拟写简报
考核要点19——拟写会议记录
考核要点20——拟订意向书
考核要点21——拟订订货单
考核要点22——拟写产品说明书
考核要点23——拟订会议议程
考核要点24——拟订会议日程
考核要点25——选择会址
考核要点26——做好会议记录
考核要点27——做好会议期间的信息沟通工作
考核要点28——做好会议期间的值班和保卫工作
考核要点29——做好会议文件资料的立卷归档
考核要点30——做好会议经费结算工作
考核要点31——拟订开放参观活动方案
考核要点32——安排宴请活动
考核要点33——拟订商务旅行计划
考核要点34——准备出国商务旅行
考核要点35——信息的系统整理
考核要点36——信息的有效传递
考核要点37——信息的有序存储
考核要点38——进行档案分类
考核要点39——进行档案检索
考核要点40——做好档案鉴定工作
考核要点41——做好档案保管工作
亲临考场
试卷1
试卷2
理论知识强化
考核范围1——公务文书的概念和程序
考核范围2——公文的格式
考核范围3——文种辨析与常用公文的拟写
考核范围4——文书拟写基础知识
考核范围5——计算机基础知识
考核范围6——办公室常用设备的使用与维护
考核范围7——计算机网络知识
考核范围8——速记基础知识
考核范围9——公司法
考核范围10——外商投资企业法
考核范围11——劳动法
考核范围12——企业管理基础知识
考核范围13——接待知识
考核范围14——沟通基础知识
考核范围15——办公室事务与管理知识
考核范围16——常用事务文书的拟写知识
考核范围17——会议知识
考核范围18——商务活动知识
考核范围19——信息管理知识
考核范围20——档案管理知识

职业证书 编辑

产生背景:
在欧美国家,秘书意味着是一种职业,一个具有严格素质要求的职业。从事秘书工作必须通过考试,取得职业证书后才能够执业。针对我国的具体情况,劳动和社会保障部于1998年首次推出了“国家秘书职业资格鉴定考试”,截止到2005年11月,全国参加鉴定人员达23万人,其中获得国家职业资格证书的达17万人。国家秘书职业资格证书旨在对从业人员进行理论实践的培训,提高秘书工作的各方面技能,使秘书职业资格证书成为入行的一项必备条件[2]
  报名条件:
  备下列条件之一者均可申报
  初级:
  
1、从事秘书职业一年以上;
  2、职业学校秘书专业毕业;
  3、经过本职业初级正规培训。
  中级:
  
1、取得初级秘书资格职业证书,从事秘书工作两年以上并经本职业中级正规培训;
  2、取得初级秘书资格职业证书并从事秘书工作三年以上;
  3、从事秘书工作四年以上并未经本职业中级正规培训;
  4、秘书专业大学专科毕业。
  高级:
  
1、取得中级秘书资格职业证书,从事秘书工作两年以上并经本职业高级正规培训;
  2、取得中级秘书资格职业证书并从事秘书工作三年以上;
  3、从事秘书工作十年以上并经本职业正规培训;
  4、大学专科秘书专业毕业后并从事秘书工作三年以上;
  5、大学本科秘书专业后并从事秘书工作两年以上。
  课程设置:
  秘书基础知识:职业道德、经济管理、汉语、办公自动化、速记和法律法规;
  秘书实物:接待工作、档案工作、文书工作、办公室工作、信息工作、协调工作和会议工作。
  考试形式:
  国家秘书职业资格鉴定考试采取“知识鉴定”和“技能鉴定”相结合的方式,分两场考试,同天进行。鉴定通过后,颁发《中华人民共和国职业资格证书》,全国通用。
参考资料
词条标签:
科技 社会 书籍